Der erste Termin
So sieht ein halber Tag mit uns aus
Viele Unternehmerinnen und Unternehmer wissen ungefähr, was ein Reflexionstermin bringen soll, aber nicht genau, wie er konkret abläuft. Diese Seite beschreibt den ersten Termin von der Vorbereitung bis zur Verabschiedung, damit vorher klar ist, was auf das Team zukommt und was nicht.
Die Vorbereitung, bevor überhaupt jemand am Tisch sitzt
Bevor der eigentliche Termin stattfindet, klären wir in einem kurzen Gespräch mit der Geschäftsführung, welche Zahlen aus den letzten drei Monaten überhaupt vorliegen, ob es sich um eine reine Umsatzübersicht handelt, eine Auslastungstabelle oder auch qualitative Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden. Dabei geht es nicht darum, ein perfektes Reporting zu verlangen, sondern lediglich darum, mit dem zu arbeiten, was tatsächlich existiert, und Lücken bewusst zu benennen statt sie zu ignorieren. Parallel dazu wird der Termin selbst organisiert, meist ein Vormittag oder Nachmittag, an dem das ganze Team ungestört zusammensitzen kann, sei es im eigenen Besprechungsraum, in einer ruhigen Werkstattecke oder, bei größerer Entfernung innerhalb Schleswig-Holsteins, auch als Videotermin. Etwa eine Woche vorher verschicken wir eine kurze schriftliche Übersicht, welche Unterlagen mitgebracht werden sollten und welche drei bis vier Leitfragen den Nachmittag strukturieren werden, damit niemand unvorbereitet in ein offenes Gespräch über die eigene Arbeit hineingerät.
Der Ablauf des halben Tages selbst
Der Termin beginnt meist mit einer kurzen Runde, in der jede und jeder im Team in wenigen Sätzen beschreibt, wie das vergangene Quartal aus der eigenen Perspektive war, ohne dass sofort bewertet oder unterbrochen wird. Danach schauen wir gemeinsam auf die mitgebrachten Zahlen, projizieren sie meist auf eine Wand oder ein Flipchart und fragen konkret nach, wo Erwartung und Ergebnis auseinandergingen. Dieser Teil dauert erfahrungsgemäß am längsten, weil hier häufig Themen auftauchen, die im Tagesgeschäft untergehen, etwa ein Kunde, der abgesprungen ist, oder ein Prozess, der intern für Reibung sorgt. Nach einer kurzen Pause mit Kaffee oder Tee sortiert die Runde die gesammelten Themen und einigt sich, moderiert von uns, auf drei Prioritäten für das kommende Quartal, wobei bewusst mehr Themen verworfen als aufgenommen werden. Den Abschluss bildet die konkrete Frage, wer für welche Priorität die Verantwortung übernimmt und woran in drei Monaten erkennbar sein wird, ob etwas erreicht wurde.
Das Ergebnis: ein Aktionsplan auf einer Seite
Im Anschluss an den Termin fassen wir das Gespräch in einem einseitigen Dokument zusammen, das die drei vereinbarten Prioritäten, die jeweils verantwortliche Person und einen groben Zeitrahmen enthält, ergänzt um zwei oder drei Sätze zur Einordnung, warum genau diese Themen ausgewählt wurden. Dieses Dokument wird meist innerhalb weniger Werktage verschickt und dient nicht als Archivmaterial, sondern als Arbeitsgrundlage, die viele Teams ausgedruckt an eine sichtbare Stelle hängen oder in der nächsten regulären Teamsitzung erneut aufrufen. Manche Unternehmen nutzen den Plan auch, um ihn beim folgenden Quartalstermin als Ausgangspunkt zu verwenden und direkt zu prüfen, was aus den drei Prioritäten geworden ist, bevor neue formuliert werden.
Antworten zu Ablauf, Ort und Umfang
Muss das Team schon Erfahrung mit Kennzahlen haben?
Nein. Es reicht, wenn grundlegende Angaben wie Umsatz, Kosten oder Auslastung vorliegen, auch wenn sie nur handschriftlich oder in einer einfachen Tabelle geführt werden.
Findet der Termin vor Ort statt oder online?
Beides ist möglich. In Hamburg und den angrenzenden Regionen Schleswig-Holsteins kommen wir üblicherweise vor Ort vorbei, bei größerer Entfernung bieten wir den Termin auch als Videogespräch an.
Wie viele Personen aus dem Team sollten teilnehmen?
Im Idealfall das gesamte Team von drei bis fünfzehn Personen. Bei größeren Teams sprechen wir vorab ab, ob eine repräsentative Auswahl sinnvoller ist.
Was passiert, wenn sich das Team nicht einig wird?
Uneinigkeit gehört zum Prozess. Unsere Aufgabe ist es, unterschiedliche Sichtweisen sichtbar zu machen und eine gemeinsame Entscheidung zu moderieren, nicht sie vorzugeben.